IDEEN- und BESCHWERDEMANAGMENT -VORSCHLAGSWESEN für BÜRGERINNEN und BÜRGERHauptausschuss 07.11.2005 Sachverhalt: In seiner Sitzung am 02.05.2005 hat der Hauptausschuss entsprechend dem Antrag der Fraktionen von CDU und Bündnis 90/Die GRÜNEN die Verwaltung beauftragt zu prüfen, ob ein kommunales Vor-schlagswesen für Bürgerinnen und Bürger eingerichtet werden könne. In ihrer mündlichen Stellungnahme zum Antrag hatte die Verwaltung das verwaltungsintern entwickelte Projekt eines "Aktiven Ideen- und Beschwerdemanagements der Stadt Gütersloh (ALBM)" vorgestellt, dessen Zielsetzung sich in weiten Teilen mit der Intention des Antrags der beiden Fraktionen deckt. AIBM als weiterer Baustein eines verwaltungsintemen Qualitätsmanagements befand sich zu diesem Zeitpunkt in der Phase der Mitbestimmung durch den Personalrat. Die mit AIBM verfolgten Ziele, nämlich
werden auch vom Personalrat grundsätzlich positiv eingestuft. Im Ergebnis hat erjedoch in seiner abschließenden Beratung am 07.06.05 der Einführung des AIBM nicht zugestimmt.. Als Grund dafür wurde insbesondere der zusätzliche Aufwand für die Einarbeitung in das notwendige ADV-Verfahren sowie für die laufende Dokumentation der einzelnen Verfahrensschritte genannt. Es wurde die Vermu-tung geäußert, dass wegen der derzeitigen zusätzlichen Belastung der Fachbereiche durch den aktuellen Prozess der Aufgabenkritik und Haushaltskonsolidierung die notwendige Akzeptanz in der Mitarbeiterschaft nicht herzustellen sei. Nach dem Landespersonalvertretungsrecht ist die Zustimmung des Personalrates für die Installation des ADV-Verfahrens erforderlich, das zur systematischen Dokumentation und aeomatisierten Auswertung der eingehenden Ideen und Beschwerden auf nahezu allen PC-Arbeitsplätzen vorzuhalten wäre. Die übrigen Elemente des erarbeiteten Modells unterliegen nicht der Mitbestimmungspflicht. Der Intention des Antrags der Fraktionen von CDU und Bündnis 90/Die GRÜNEN folgend, schlägt die Verwaltung vor, kurzfristig einige wichtige Elemente des AIBM zu realisieren. Dabei soll - um eine möglichst breite Bürgerbeteiligung zu erreichen - über den Antrag hinaus - das erhoffte Bürgerengage-ment nicht nur konstruktive Verbesserungsvorschläge mit konkreten Lösungsangeboten umfassen. Vielmehr sollen die Bürgerinnen und Bürger aufgefordert werden, alle Ideen und Anregungen, aber auch Kritik und Beschwerden an ihre Stadtverwaltung heranzutragen. Dieses Ziel soll Ziurch folgende Maßnahmen erreicht werden: 1. Verbesserung der Erreichbarkeit Um die Verwaltung besser als bisher gegenüber der Bürgerschaft zu öffnen, sollen zusätzliche, möglichst einfache und schnelle Zugänge angeboten werden, über die die Bürger/-innen ohne großen (Zeit-) Aufwand ihre Vorschläge anbringen können. Dazu sind folgende Maßnahmen vorgesehen: Vorstellung eines "persönlichen" Ansprechpartners Ein Mitarbeiter des Fachbereichs Organisation und Personal wird - unabhängig von der verwaltungsinternen fachlichen Zuständigkeit - als Ansprechpartner der Öffentlichkeit vorgestellt. Diese zentrale Annahmestelle leitet die eingehenden Vorschläge an den zuständigen Fachbereich weiter.
2. Festlegung verbindlicher Standards für die Bearbeitung Über eine verwaltungsinterne Geschäftsanweisung werden folgende verbindliche Standards vorgegeben hinsichtlich der Reaktionsfrist bei Eingang eines Vorschlages sowie für dessen weitere Bearbeitung:
3. Schaffung von Anreizen für den Bürger Monetäre Anreize auf Basis bezifferbarer Einsparungen, wie sie im betrieblichen Vorschlagswesen üblich sind, kann die Verwaltung allein schon aufgrund des dann verbindlich festzulegenden Berech-nungssystems für die möglicherweise sehr unterschiedlichen Vorschläge und insbesondere auch wegen der ggf. zu beurteilenden Umsetzungsreife nicht empfehlen. Ein derartiges Belohnungssystern würde zudem der vorrangigen Zielrichtung widersprechen, nämlich statt der Erlangung individueller Vorteile allgemein das Bürgerengagement zu fördern. Aus diesen Gründen hat nach Auskunft der bayrischen Staatskanzlei auch das beispielhaft im Antrag der Fraktionen genannte Projekt der bayri-schen Staatsregierung Mürger-Erigagement für Moderne Verwaltung" auf die Festlegung fester brämien verzichtet und lediglich einen "Dank in besonderer Weise" in Aussicht gestellt. Gerade in der Startphase soll dennoch nicht gänzlich auf einen materiellen Anreiz verzichtet werden. Es ist daher geplant, eine jährliche Verlosung unter den Einsendern durchzuführen, für die Sachpreise ausgelobt werden. Dies könnte z. B. eine Jahreskarte für "Die Welle", ein Theaterabonnement oder ein - ggf. auch von Dritten gesponserter - sonstiger Sachwert sein. 4. Motivation der Mitarbeiter/-innen Die mit AIRM verfolgten Ziele müssen auch den städtischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vermittelt werden. Es muss deutlich werden, dass nicht beabsichtigt ist, Missstände anzuprangem oder Schul-dige zu suchen, sondern dass AIBM vielmehr lösungsorientiert auf die Zukunft gerichtet ist und dazu beitragen soll, Verbesserungspotenziale mit Hilfe der Bürgerinnen und Bürger zu identifizieren und umzusetzen. 5. Kontinuierliche Presse- und Öffentlichkeitsarbeit Zur Realisierung der vorstehend genannten Ziele ist eine gezielte Presse- und Öffentlichkeitsarbeit auch intern - mit folgenden Elementen erforderlich:
6. Kosten regelmäßige Veröffentlichung der Kontaktadresse und Telefonnummer auf den Stadtseiten im GT info, in den örtlichen Medien, an gut sichtbaren Stellen im Rathaus und anderen Verwaltungsgebäuden sowie auf der städtischen Homepage, Schaffung von Anreizen im Sinne eines Ideenwettbewerbs mit einer jährlichen Verlosung von Sachpreisen, kontinuierliche Präsentation der Ergebnisse, ggf zugleich mit den Ergebnissen von Kundenbefragungen einzelner Fachbereiche, Serie"Kundendienst" mit Vor-stellung von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen der Stadtverwaltung, die in unterschiedlicher Weise in direktem Kundenkontakt stehen, Mitarbeitermotivation durch Präsentation positiver Beispiele in Intranet und in der Mitarbeiterzeitung"DurchblicW'. Für die beabsichtigten Werbemaßnahmen ist mit einem jährlichen Aufwand von ca. 3.000 € zu rechnen. 7. Weiteres Vorgehen Die Verwaltung plant, zunächst die vorstehend beschriebenen Maßnahmen kurzfristig umsetzen. Auch mit Blick auf die positiven Erfahrungen anderer Städte mit einem umfassenden aktiven Ideen- und Beschwerdemanagement ist jedoch weiterhin beabsichtigt, das Verfahren weiter zu entwickeln. Die Verwaltung wird dazu nach Aufstellung des Haushaltsplans 2006 erneut das Gespräch mit dem Personalrat suchen, um zu einer einvernehmlichen Lösung zu finden. |