Bericht über die Arbeit der Steuerungsgruppe

Die Steuerungsgruppe "zur Haushaltskonsolidierung und Aufgabenkritik in der Stadt Gütersloh" wurde durch Ratsbeschluss vom 28.02.2003 eingerichtet. Ziele und Aufgaben ergeben sich aus dem Antrag der CDU-Fraktion vom 14.02.2003 und der Verwaltungsvorlage vom 24.02.2003, die dem Beschluss zugrunde lagen. Hiernach lässt sich folgender Auftrag feststellen:

Untersuchung der Möglichkeiten zur Kostenreduzierung durch effizientere Gestaltung, Ausnutzung von Synergieeffekten, Änderung von Organisationsabläufen u.ä.
Aufgabenkritik und Entbürokratisierung
Festlegung von Prioritäten bei kommunalen Leistungen und Investitionen

Mitglieder der Kommission sind nach dem Ratsbeschluss je ein Vertreter der 6 Ratsfraktionen, die Mitglieder des Verwaltungsvorstandes (Bürgerrneisterin und 4 Beigeordnete) sowie ein externer Moderator.

Zum externen Moderator berief die Steuerungsgruppe in ihrer ersten Sitzung am 01.04.2003 den Hauptgutachter der Kommunalen Gemeinschaftsstelle in Köln, Herrn Dr. Hans Hack. In der zweiten Sitzung am 29.04.2003 beschloss sie, den Personairatsvorsitzenden der Stadtverwaltung Gütersloh regelmäßig zu ihren Sitzungen hinzuziehen.

Unter Federführung des Moderators erarbeitete die Steuerungsgruppe eine "Arbeitsgrundlage" für das Verfahren. Diese "Arbeitsgrundlage" erhielt am 27. Juni 2003 die Zustimmung des Rates. Die Arbeitsgrundlage enthält Rahmenbedinjungen, Verfahrensbeschreibungen, Verhaltensmaximen und weitere Vorgaben einschließlich einer Festsetzung des Haushaltskonsolidierungsbedarfs 2004. Zum Verfahren sieht die Arbeitsgrundlage 3 Phasen vor:

Phase 1: Haushaltskonsolidierung für 2004
Phase 2: Aufgabenkritische Gesamtaufnahme
Phase 3: Planung und Umsetzung aufgabenkritischer Ansätze

Zur Durchführung der Voruntersuchungen (insbesondere auch für die aufgabenkritische Gesamtaufnahme) wurde eine verwaltungsinterne Arbeitsgruppe gebildet. Sie besteht aus Bürgermeisterin, Stadtkämmerer und Vertretern (sog. Verfahrensbeauftragte) der 5 Geschäftsbereiche der Verwaltung. Die Geschäftsfiihrung liegt bei 10 -Zentrale Steuerung-.

In der vom Rat verabschiedeten "Arbeitsgrundlage" war der Konsolidierungsbedarf für den Haushalt 2004 mit rd. 9,6 Mio € ) einschließlich eines 20% Gesta'fungsspielraums festgelegt worden. Gemessen an den Fachbereich-Budgets 2002 (bereinigt um Innere Verrechnungen -) errechnete sich eine Einsparvorgabe von 9.5% für alle städtischen Organisationseinheiten.

Zur 2-tägigen Abschlussklausur der Steuerungsgruppe in der Phase Haushaltskonsolidierung am 30./31.07.2003 konnte die Verwaltung eine Maßnahmenliste vorlegen, die ein für umsetzungsfähig gehaltenes Einsparvolumen in Höhe von rd. 4,6 Mio € auswies. Weitergehende Entscheidungen der Steuerungsgruppe erhöhten das Einsparvolumen letztlich auf rd. 5.4 Mio €.

Obwohl die in den Arbeitsgrundlagen festgesetzte Einsparvorgabe (ohne 20% Gestaltungsspielraum = rd. T9 Mio €) nicht erreicht wurde, darf die Arbeit der Steuerungsgruppe in dieser Phase als Erfolg bezeichnet werden, so jedenfalls die Auffassung der Verwaltung und des externen Moderators mit Blick auf Ergebnisse der Haushaltskonsolidierungsprojekte anderer Städte. Der Rat hat das "Spar-paket" von 5,4 Mio € in seiner Sitzung am 26.09.2003 einstimmig verabschiedet. Auf dieser Basis konnten die Beratungen des Haushalts 2004 zügig abgewickelt werden. Im Dezember 2001 wurde ein ausgeglichener Haushalt 2004 verabschiedet. wenngleich mit flankierenden Transaktionen einmaligen Charakters. Entscheidende Faktoren flür diesen Erfolg waren die direkte Zusammenarbeit zwischen der Verwaltungsleitung und den Vertretern der Ratsfraktionen bei der Erarbeitung der Sparvorschläge und die offene Informationspolitik beider Seiten gegenüber Betroffenen und Öffentlichkeit.

Die Verwaltung führte - wie in der"Arbeitsgrundlage" vorgesehen - in den Sommermonaten 2003 die aufgabenkritische Gesamtaufnahme ("Totalerhebung") durch. Alle Organisationseinheiten waren aufgefordert, ihre Produkte anhand eines Fragebogens aufgabenkritisch zu untersuchen. Die Erhebung wurde im November 2003 mit einer Liste von insgesamt 67 als "prüfwürdig" bezeichneten Vorschlägen abgeschlossen.

In der Phase Haushaltskonsolidierung waren in der Steuerungsgruppe in einem sog. "Brainstorming" Vorschläge oder Prüfaufträge mit aufgabenkritischern Inhalt gesammelt worden. Die Liste dieser Vorschläge/Prüfaufträge enthielt 184 Eintragungen, darin allerdings auch Doppeinennungen und sich teilweise überschneidende Vorschläge.

Insgesamt lagen der Steuerungsgruppe somit gegen Ende des Jahres 2003 mehr als 200 Prüf-aufträge vor. Auf Vorschlag der Verwaltung wurden zunächst ausgewählte beratungsreife Vorschläge / Prüfaufträge der Fraktionen in der Steuerungsgruppe behandelt. Beraten wurden in 4 Sitzungen:

Verbraucherberatung - Energieberatung - Fortsetzung der Zuschüsse?
Gästehaus rur Jugend und Sport - Verzicht, Übertragung auf anderen Träger?
Parkhäuser - Privatisierung, Verkauf, anderer Betreiber?
Kooperation der Stadtverwaltung Gütersloh mit anderen Verwaltungen?
Fachbereich Grünflichen - Privatisierung, PPP, Outsoureing der Grünflächenunterhaltung?
Fachbereich Vermessung - Ausgliederung, Kooperation, Koordination/Fusion mit dem Verrnessungsamt des Kreises, Privatisierung?
Wirtschaftsrorderung der Stadt, Kooperation[Koordination mit der Wirtschaftsförderung des Kreises?
Personatrichtlinie (Leitlinie für das Verfahren Aufgabenkritik, die darauf zielt, eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Mitarbeiter/-innen und Personatrat zu gewährleisten)

In der Steuerungsgruppe ist die Erkenntnis gereift, dass dieses Vorgehen nicht zum Ziele führt, jedenfalls nicht in der zur Verfügung stehenden Zeit. In der Sitzung am 13.02.2004 wurde über Folgerungen beraten. Sowohl eine Beendigung der Arbeit der Steuerungsgruppe im April 2004 als auch eine Unterbrechung bis nach der Konstituierung des neuen Rates im Herbst 2004 mit Neuausrichtung ihres Auftrages standen zur Diskussion. In Übereinstimmung mit der Mehrheit der Fraktionsvertreter und dem Moderator Dr. Hack möchte sich die Verwaltung für eine Unterbrechung der Steuerungsgruppen-Tätigkeit aussprechen. (BfGT-Vorschlag) Die Unterbrechung, die auch im Hin-blick auf den heraufziehenden Kommunalwahlkampf sinnvoll erscheint, kann dazu genutzt werden, über die Modifizierung des Verfahrens nachzudenken. Der neue Rat könnte für die neu zu bildende Steuerungsgruppe präzisere Ziele, Prioritäten und Termine vorgeben. Der Moderator sieht es als zwingende Notwendigkeit an, auch im aufgabenkritischen Prozess ein Konsolidierungsziel "in Geld" vorzugeben.

Die Steuerungsgruppe verständigte sich darauf, dass der Moderator Eckpunkte zum weiteren Vorgehen entwickelt und diesen Vorschlag in eine Sitzung der Steuerungsgruppe am 23.03.2004 einbringt. Die Steuerungsgruppe wird hiernach dem Rat eine Ernpfehlung für das weitere Vorgehen unterbreiten.

Trotz leichter Verbesserungen in 2004 besteht das strukturelle Defizit im Verwaltungshaushalt der Stadt Gütersloh fort. Einsparvorgaben für die kommenden Jahre sind unverzichtbar. Die Verwaltung ist deshalb der Auffassung, dass der Prozess A ufgabenkritik fortgesetzt werden sollte. Für den Erfolg eines aufgabenkritischen Prozesses erscheint eine direkte"hautnahe" Abstimmung zwischen Verwaltung und Politik sehr hilfreich. Der neu gewählte Rat wird darüber zu entscheiden haben. ob und mit welcher präzisen Aufgabenstellung (z.B. Konkretisierung der Prüfung auf einige Themen) die Arbeit fortgesetzt wird. Die Verwaltung wird weitere aufgabenkritische Prüfaufträge in der Zwischenzeit bearbeiten und den zuständigen Gremien vorlegen.

Kein Beratungsergebnis in der Steuerungsgruppe. Beide Themen sind inzwischen dem Umweltausschuss vorgelegt worden (Februar-Sitzung). Entscheidungen werden in der April-Sitzung erwartet.

2. Gästehaus für Jugend und Sport - Verzicht, Übertragung auf anderen Träger?

Aufgrund veränderter Ziele und zurückgehender Nachfrage wird eine Fortführung des Gästehauses für Jugend und Sport über das Jahr 2005 hinaus nicht als sinnvoll angesehen. Die Verwaltung soll bis Mitte 2004 ein neues Nutzungskonzept mit Blick auf eine Änderung der Trägerschaft entwickeln. Führen diese Bemühungen zu keinem günstigen Ergebnis, ist die Vermarktung der Immobilie anzustreben. Begleitend sind Möglichkeiten zu suchen, den Zuschussbedarf der Gästehauses zu reduzieren.

Die vorliegenden Daten lassen noch keine abschließende Beurteilung zu. Die Verwaltung soll Modeltrechnungen für die Alternative Fremdbetrieb (Verkauf oder Verpachtung) vorlegen. Sowohl bei Verkauf als auch bei Verpachtung sind die Varianten"mit/ohne Personalüberleitung" und "mit/ohne Übertragung der Unterhaltung" zu untersuchen.

4. Kooperation der Stadtverwaltung Gütersiob mit anderen Verwaltungen (z.B. Kreis, Nach-barkommunen, Kommunen in NRW)

Die Verwaltung soll Möglichkeiten der Kooperation mit anderen Verwaltungen, bei denen Chancen zur Verbesserung der Wirtschaftlichkeit des Verwaltungshandelns gesehen werden, in Gesprächen mit potentiellen Partnern (Kreis, Nachbargemeinden u.a.) sondieren und ggf weiterverfolgen.

5. Fachbereich Grünflächen-Privatisierung, PPP, Outsourcing der Grünflächenunterhattung?

Eine"Formalprivatisierung" (Gründung einer GmbH) scheidet wegen der erkennbaren Nachteile aus.

Ein Eiristellungsstop zur Erreichung des bereits beschlossenen Ziels, bei der Grünflächenunterhaltung einen Vergabeanteil von 50 % zu erreichen (Umweltausschuss-Beschluss vom 18.06.2001), wird als problematisch angesehen, zumal er keine Zielerreichung in angemessener Zeit ermöglichen wird. Es sollen Wege gesucht werden. bei denen über die Potentiale des altersbedingten Ausscheidens hinaus Personal vermindert werden kann; gedacht wird hierbei an Maßnahmen des sog. "Management-Buy-out".

6. Fachbereich Vermessung - Ausgliederung, Kooperation, Koordination / Fusion mit dem Vermessungsamt des Kreises, Privatisierung?

Ebenso wie im Fachbereich 67 - Grünflächen - sind im Fachbereich 62 - Vermessung - Möglichkeiten des sog. ,.Management-Buy-out, zu untersuchen.

Soweit derzeit im Vermessungswesen "Doppelarbeiten" von Kreis Gütersloh und Stadt Gütersloh geleistet werden sollen die entsprechenden Aufgaben an den Kreis Gütersloh abgegeben werden.

7. Wirtschaftsförderung der Stadt Kooperation /Koordination mit der Wirtschaftsförderung des Kreises

Für die OE 80 - Wirtschaftsförderung - fehlen operative Ziele, die eine Überprüfung der Wirkung von 80 -Wirtschaftsförderung - zulassen, Diese Ziele sind zu entwickeln (Wirkungsziele, Qualitätsziele).

Ein Papier der Verwaltung, weichel Grundsätze für die Umsetzung personalwirtschaftficher Maßnah-men infolge aufgabenkritischer Entscheidungen festlegt, erhielt die Zustimmung der Steuerungsgruppe mit folgender Maßgabe:

Es ist deutlich zu machen, dass das Papier eine Absichtserklärung bzw. Leitlinie der Verwaltung darstellt. Es soll gesetzliche Regelungen oder Vorgaben weder einschränken noch erweitern. Es kann keine Individualrechte der Mitarheiter / -innen jenseits der gesetzlichen Regeln begründen.